Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Alcance

Esta política aplica al tratamiento de datos personales realizado por GST-SOFTWARE mediante:

• Sitio web y plataformas de software.
• Formularios de registro e información.
• Comunicaciones por correo electrónico.
• WhatsApp y redes sociales.
• Procesos comerciales y cotizaciones.
• Contratos de licenciamiento o servicio.
• Sistemas de soporte técnico.
• Procesos de facturación y pagos.

2. Datos que podrán ser Recolectados

Dependiendo de la relación con GST-SOFTWARE, podrán ser tratados datos como:

• Nombre y apellidos, documento de identificación.
• Empresa y cargo desempeñado.
• Teléfono de contacto y correo electrónico.
• Dirección de envío o facturación.
• Información comercial y de facturación.
• Datos técnicos (dirección IP, registros de acceso).
• Información relacionada con soporte.
• Información necesaria para la prestación del servicio.

GST-SOFTWARE procurará recolectar únicamente la información necesaria para cumplir las finalidades informadas.

3. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales podrán ser tratados para:

1. Atender solicitudes de información y contactar potenciales clientes.
2. Preparar y enviar cotizaciones, así como gestionar procesos comerciales.
3. Celebrar, ejecutar contratos y gestionar licencias o suscripciones.
4. Crear y administrar cuentas de usuarios en las plataformas de software.
5. Prestar servicios tecnológicos, implementación y soporte técnico.
6. Procesar pagos y realizar procesos administrativos y contables.
7. Informar sobre renovaciones de licencias o servicios.
8. Gestionar solicitudes, peticiones, quejas y reclamos (PQR).
9. Mantener la seguridad de los sistemas y detectar usos no autorizados.
10. Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.
11. Enviar comunicaciones comerciales cuando exista autorización para ello.
12. Realizar análisis estadísticos y operativos relacionados con los servicios (procurando la anonimización).

4. Autorización del Titular

GST-SOFTWARE solicitará la autorización correspondiente cuando sea legalmente necesaria para realizar el tratamiento de datos personales. Esta autorización será previa, expresa e informada.

El titular podrá retirar su autorización cuando legalmente sea procedente, sin perjuicio de aquellos tratamientos que GST-SOFTWARE deba realizar por obligación legal o contractual.

5. Datos Sensibles

GST-SOFTWARE evitará recolectar datos sensibles salvo que sean estrictamente necesarios y exista una base legal y autorización para ello. No se condicionará la prestación de un servicio a la entrega de datos sensibles que no sean necesarios.

6. Datos de Niños, Niñas y Adolescentes

GST-SOFTWARE no busca recolectar de forma deliberada información personal de menores de edad a través de sus servicios comerciales. En caso excepcional de que se requiera tratar datos de menores, se priorizará siempre la protección de sus derechos y se aplicará la normativa aplicable.

7. Datos de los Clientes Introducidos en el Software

Cuando una empresa contrate una solución de GST-SOFTWARE y la utilice para almacenar información de sus propios clientes, empleados o usuarios, la empresa Cliente actuará como Responsable del Tratamiento y GST-SOFTWARE actuará como Encargado del Tratamiento.

GST-SOFTWARE procesará dicha información únicamente dentro del alcance necesario para prestar el servicio y conforme a las instrucciones del Cliente. El Cliente es responsable de contar con las autorizaciones pertinentes.

8. Proveedores Tecnológicos

GST-SOFTWARE podrá utilizar proveedores tecnológicos para operar sus servicios, tales como:

• Cloudflare: Redes de distribución de contenido y seguridad perimetral.
• Supabase: Alojamiento de bases de datos y autenticación de accesos.
• Wompi (u otros pasarelas): Procesamiento de transacciones bancarias y pagos.

La información podrá ser procesada en infraestructura internacional, conforme a la arquitectura de estos proveedores de primer nivel.

9. Seguridad de la Información

GST-SOFTWARE implementará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables orientadas a proteger los datos contra pérdida, adulteración, acceso no autorizado o divulgación.

Nota: Ningún sistema conectado a Internet es 100% seguro. GST-SOFTWARE procurará gestionar razonablemente los riesgos de seguridad asociados a la prestación de sus servicios.

10. Confidencialidad

Las personas que intervengan en el tratamiento de información personal deberán mantener la confidencialidad de la información a la que tengan acceso. Esta obligación permanecerá vigente incluso después de terminada la relación contractual.

11. Derechos de los Titulares

Los titulares de los datos personales podrán ejercer los siguientes derechos ante GST-SOFTWARE:

• Conocer, actualizar, rectificar y corregir su información personal.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada (cuando corresponda).
• Conocer el uso realizado de sus datos.
• Solicitar la supresión de sus datos o revocar la autorización cuando proceda legalmente.
• Presentar consultas y reclamos relacionados con la protección de sus datos.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos de ley.

12. Procedimiento para Consultas y Reclamos

El titular podrá ejercer sus derechos enviando una solicitud mediante correo electrónico:

GST-SOFTWARE tramitará las solicitudes en los plazos fijados por la legislación aplicable en Colombia.

13. Revocatoria de la Autorización

El titular podrá revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos cuando sea legalmente viable. Esto no afectará tratamientos requeridos por obligaciones legales o contractuales vigentes.

14. Conservación de la Información

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento, mientras exista relación comercial, u obligaciones legales, contables, tributarias o contractuales. Una vez cumplido dicho período se eliminarán o anonimizarán.

15. Cookies y Tecnologías Similares

El sitio web de GST-SOFTWARE podrá utilizar cookies y tecnologías de seguimiento similares para el funcionamiento de la web, seguridad, análisis de navegación, rendimiento y mejora de la experiencia del usuario.

16. Comunicaciones Comerciales

Con la debida autorización, GST-SOFTWARE podrá enviar información de nuevos productos, actualizaciones, promociones y eventos comerciales. El titular podrá darse de baja en cualquier momento de este tipo de envíos.

17. Transferencia y Transmisión de Datos

Cuando sea necesario para la prestación del servicio, GST-SOFTWARE podrá realizar transferencias o transmisiones nacionales o internacionales de datos a proveedores y contratistas de confianza, adoptando las medidas contractuales y técnicas correspondientes.

18. Actualización de la Política

GST-SOFTWARE podrá modificar esta política para adaptarla a novedades legislativas, jurisprudenciales o políticas comerciales internas. Las versiones actualizadas estarán disponibles a través de nuestro sitio web.

19. Vigencia

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad entra en vigencia a partir del 29 de agosto de 2026.

20. Contacto

Para cualquier duda, solicitud o ejercicio de derechos ARCO, contáctenos en: